1分で読めるヒントBlog。人事ブランディング事務所 代表の櫻木です。

 

今、中小企業で多くの企業がシステムを導入し、業務効率化に取り組んでいます。また、ネットショップやソーシャルメディアといったwebサービスを起ち上げる際も、その基盤となるのはやはりシステムが欠かせません。

 

これからシステムを導入する企業の担当者のなかには、「導入することは決まったけど、何から始めればいいのかわからない…システムの営業に任せっぱなしでいいのだろうか」という人も多いのではないでしょうか?

 

今回は、失敗しない導入の要件定義を進める重要ポイントを紹介いたします。

 

まず!今回のヒントから

 
  1. 人事給与システム導入の目的は
  2. ゴールは明確か
  3. 他社と比較しながら要件定義できる人材がいるか  

 ※ 営業マンは、クライアントの意向に寄せるため。中立的に内部統制できる人材が必要だ。

 

この3つを抑えること!

 

① 人事給与システム導入の目的は

ケース1.

「休日出勤が承認されるまで時間がかかる…だから、承認前に出勤…管理職が残業時間未把握…36協定時間数超える」

 

上記の悩みの声に対しては、決裁者が申請書類を紛失してしまっていたり、決裁フローそのものが整っていなかったりするといった理由・背景が考えられます。

また、申請や決裁に時間を要してしまうことで、他の業務が滞っている可能性もあるはずです。

② ゴールは明確か

例として、前述の勤怠管理を例に挙げるなら…

 

・「勤怠データの入力時間を具体的数字%削減する」

 

ただ漠然と「勤怠管理を効率化する」のではなく、改善したい要素と目指すべき状態を具体的に数値化しておくこと。

③ 他社と比較しながら要件定義できる人材がいるか

ケース1.

よくあるのが、人事部長(課長)など、管理職が独断で決めてしまうこと。

システムに入れる情報、決裁フローなど。

長年の自社のやり方を見直すことで、工数を圧倒的に減らすことができます。

  1. なぜ、入れる情報なのか
  2. なぜ、その決裁フローなのか
  3. 使える機能は使う

を意識して、改善すること前提で進めて下さい。

これが成されないと「やり方が変わっただけ」です。業務量は、変化しませんね。

 

様々な企業をみている弊社を含め、専門家を検討してみることがおすすめです。

なぜなら、要件定義があいまいなまま設計やプログラミングの工程に移ってしまうと、

手戻り(不備が発覚し、前工程に戻ること)を繰り返し、コストがかさんでしまうことがよく起こります。

また、要件定義が明確でないということは、システムの役割そのものが定まっていないということなので、稼働後の効果測定ができず、具体的な成果をあげるのは難しくなります。

ぜひ、検討してみて下さい。

 

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