１分で読めるヒントBlog。人事ブランディング事務所 代表の櫻木です。
いよいよ人口減少による労働力不足や働き方改革の推進などの影響もあり、業務改善に取り組む会社、商品を目にする機会が増えてきました。
業務改善とは、現在の業務を見直し、課題を分析して改善策を実行する一連のプロセスを指すもので、生産性向上や自社の製品・サービスの品質アップ、コスト削減につながるだけでなく、労働環境の改善など幅広い面での効果が期待できます。
今回は、特に、人材不足と言われている「介護」業界で、業務改善を成功させるために知っておきたい業務改善の考え方や、進め方、手法をご提案します。
まず一番の目的が「生産性の向上」です。
コストは、１番目ではありません。
ここをコストから考えてしまい、進めない会社が多く見られます。
経営者側ではなく、労働者側でアイデアを出すことです。今まで100の力を、やり方を変えて101にする方法を考えていきます。
業務を可視化し、全体像を把握することから始まります。
そのためには、社内での情報収集が欠かせません。
現場社員へのヒアリングをはじめ、分析に必要なデータの収集、業務内容の洗い出しなどを行っていきましょう。
業務の可視化、洗い出しを行ったら、課題の分析・改善点のターゲッティングをします。
業務プロセスを見直し、継続的・反復的に行われている業務に抜け穴やムダ・ムラがないかを確認し、業務課題の本質的な原因を特定していきます。
業務改善は、
の3つの視点で業務を見直し、問題提起を図ると効果的です。
介護の現場ですと、朝礼？研修？人によってやり方バラバラな業務？でしょうか。
評価シートと実行計画をセットで立案するようにしましょう。
評価シートにはコストの有無や他の業務への影響範囲なども考慮します。実行計画は「実現可能かどうか」、「実施タイミングとして適切かどうか（繁忙期の回避）」、「担当従業員の理解を深められるかどうか」も考慮し、改善策評価と照らし合わせて、決定していきます。
現場の担当者に立案した改善策を実行してもらいます。
その際、まずは、特定の班（チーム）で実施するなど、不測の事態を考えて、小さく始めます。
事前に定めた、定量化された目標と照らし合わせながら、業務改善策の効果測定を行います。
ここで重視したいのが、細かい評価と新たな改善策を繰り返し行い、PDCAサイクルを回すということです。
想定したよりも上手くいっていない原因や問題点を洗い出し、改善策自体の微調整だけでなく、必要に応じて新たな改善策も交えていきます。
ただし、新しいルールは共有することを忘れずに。
介護職は仕事の業務が幅広いことで知られていますが、効率化できる部分は多々あります。
（引用：介護のここみ）
これは、お客様優位で、行動することは前提です。配分した時間や情報を「見える化」することにより、業務に対する問題提起を促し、改善を行うきっかけにもなります。
意外と無駄話をしている人多くないですか？
こういう社員を見える化することでもあります。
会社が担うさまざまな仕事を分離し、外部の専門業者に委託するサービスです。事務や受付、送迎（タクシー）などさまざまな業務がアウトソーシングされております。詳しくは、検索しましょう。
業務改善は、労働者主導で進めて行かなくてはならない。
そのためには、
労働者と経営者の両側である、人事総務が経営者へ
積極的に、企画提案していかなければならない。
その時間捻出に、人材の確保、予算の確保などが必要。
できなければ、外部コンサルを入れて進めていくのがbetterです。
今は、技術の進化とその技術の拡がる速さが、比べ物にならない程早く感じます。
将来への投資を早くできたところが競争優位を取っていくでしょう。
遅れを取らせないためにも、弊社は、これからも情報を発信し続けて行きます。
ぜひ、検討してみてください。