人材不足の業界の人事総務が取り組むべき業務改善のアイデアはこれ！

１分で読めるヒントBlog。人事ブランディング事務所　代表の櫻木です。

いよいよ人口減少による労働力不足や働き方改革の推進などの影響もあり、業務改善に取り組む会社、商品を目にする機会が増えてきました。

業務改善とは、現在の業務を見直し、課題を分析して改善策を実行する一連のプロセスを指すもので、生産性向上や自社の製品・サービスの品質アップ、コスト削減につながるだけでなく、労働環境の改善など幅広い面での効果が期待できます。

今回は、特に、人材不足と言われている「介護」業界で、業務改善を成功させるために知っておきたい業務改善の考え方や、進め方、手法をご提案します。

１、業務改善の考え方

まず一番の目的が「生産性の向上」です。

コストは、１番目ではありません。

ここをコストから考えてしまい、進めない会社が多く見られます。

経営者側ではなく、労働者側でアイデアを出すことです。今まで100の力を、やり方を変えて101にする方法を考えていきます。

２、進め方

①　業務全体の見える化

業務を可視化し、全体像を把握することから始まります。

そのためには、社内での情報収集が欠かせません。

現場社員へのヒアリングをはじめ、分析に必要なデータの収集、業務内容の洗い出しなどを行っていきましょう。

②　課題の分析～改善策の特定

業務の可視化、洗い出しを行ったら、課題の分析・改善点のターゲッティングをします。

業務プロセスを見直し、継続的・反復的に行われている業務に抜け穴やムダ・ムラがないかを確認し、業務課題の本質的な原因を特定していきます。

業務改善は、

• 「無くす（業務自体をやめる）」
• 「減らす（処理回数・頻度を減らす）」
• 「変える（業務自体を変える）」

の3つの視点で業務を見直し、問題提起を図ると効果的です。

介護の現場ですと、朝礼？研修？人によってやり方バラバラな業務？でしょうか。

③　実行計画を立てる

評価シートと実行計画をセットで立案するようにしましょう。

評価シートにはコストの有無や他の業務への影響範囲なども考慮します。実行計画は「実現可能かどうか」、「実施タイミングとして適切かどうか（繁忙期の回避）」、「担当従業員の理解を深められるかどうか」も考慮し、改善策評価と照らし合わせて、決定していきます。

④　改善案の実施

現場の担当者に立案した改善策を実行してもらいます。

その際、まずは、特定の班（チーム）で実施するなど、不測の事態を考えて、小さく始めます。

⑤　PDCAサイクルでさらに改善していく

事前に定めた、定量化された目標と照らし合わせながら、業務改善策の効果測定を行います。

ここで重視したいのが、細かい評価と新たな改善策を繰り返し行い、PDCAサイクルを回すということです。

想定したよりも上手くいっていない原因や問題点を洗い出し、改善策自体の微調整だけでなく、必要に応じて新たな改善策も交えていきます。

ただし、新しいルールは共有することを忘れずに。

３、補足のおすすめの手法

①　IT・システム導入

介護職は仕事の業務が幅広いことで知られていますが、効率化できる部分は多々あります。

　具体的事例：

1. エラーチェックで返戻・過誤を防ぐ
2. 介護保険証有効期間のアラートで見逃しを防ぐ
3. 介護記録と請求データを連携させる
4. 銀行と口座振替データを連携させる
5. 未入金を抽出して収金漏れをゼロへ
6. 宛名シールを出力することができる
7. 国保連へ伝送をすることができる
8. とにかく統計分析が得意
9. 強固なセキュリティで守られている
10. 基本情報はあらゆる帳票に反映する
11. アセスメントと計画書連携で作業効率を高める
12. 作成進捗を教えてくれるアラート機能が便利
13. 迷ったときは文例集を活用する
14. AIがケアプランを提案してくれる
15. FAX送信の手間を大幅に削減できる
16. 配車管理と送迎ルートの自動作成ができる
17. 急な問い合わせでも瞬時に空き室検索
18. 職員スケジュールの自動作成を行ってくれる
19. 入居判定機能で客観的に優先順位をつける
20. 栄養ケア計画書に必要なデータは介護記録から
21. 一度入力した介護記録は様々な帳票に反映！
22. 記録作成はキーボード入力以外も可能！
23. 申し送りの宛先指定と後追いができる
24. 帳票カスタマイズで最適な運用を目指す
25. 過去記録から異常を検知し、リスクを軽減する
26. バイタル機器と介護ソフトは連携できる
27. 介護ロボットとの連携で更なる業務改善へ
28. 介護ソフトとCHASEを連携させて情報提供をラクにする
29. 基幹系システムとの連携で事務作業軽減へ

（引用：介護のここみ）

②　徹底した時間管理

これは、お客様優位で、行動することは前提です。配分した時間や情報を「見える化」することにより、業務に対する問題提起を促し、改善を行うきっかけにもなります。

意外と無駄話をしている人多くないですか？

こういう社員を見える化することでもあります。

③　アウトソーシングの活用

会社が担うさまざまな仕事を分離し、外部の専門業者に委託するサービスです。事務や受付、送迎（タクシー）などさまざまな業務がアウトソーシングされております。詳しくは、検索しましょう。